„Wie schwer kann es schon sein, einen Maturaball zu planen? Das hat schließlich noch jeder irgendwie hinbekommen.“
So oder so ähnlichen hast du dir das vielleicht auch schon mal gedacht. Als Ballgast bekommt man das Endresultat monatelanger Vorbereitungszeit zu sehen und freut sich mit den Schülern über einen (hoffentlich) gelungenen Ballabend. Was man als Außenstehender aber meist gar nicht sieht: der Stress und Druck, unter dem das Ballkomitee vor allem gegen Ende hin steht, eventuelle Unstimmigkeiten und sogar Streitereien untereinander und mit den Mitschüler, die Unsicherheit im Umgang mit Dienstleisterverträgen und Steuern, das ständige Gefühl, etwas vergessen zu haben, und Last-Minute-Planänderungen, weil tatsächlich an etwas nicht gedacht wurde... Oje!
Die gute Nachricht: Mit guter Planung, lässt sich das trotzdem meistern! :-)
Obwohl die Schwierigkeiten, die mit der Ballorganisation einhergehen, meist unterschätzt werden, sollte die Vorbereitungszeit ja dennoch Spaß machen und Vorfreude auf den großen Tag wecken. Damit das so gut wie möglich gelingt und eure Gäste am Ballabend nichts von der stressigen Zeit davor mitbekommen, haben wir hier für euch einige Tipps:
Auch wenn ihr von manchen Schularbeiten (entgegen der Ratschläge eurer Lehrer) gewohnt seid, einen Tag zuvor mit dem Lernen zu beginnen, bei der Planung einer so großen Veranstaltung wie dem Maturaball ist Zeit wirklich einer der Hauptfaktoren für Erfolg. Unterschätzt nicht, dass ihr die meisten Dienstleister bereits über ein Jahr im Voraus buchen müsst, damit sie zu eurem Wunschdatum noch verfügbar sind. Außerdem ist die Sponsorensuche meist viel aufwändiger und weniger erfolgreich als zuvor geplant. Da müssen eventuell kurzfristig andere Lösungen her, um mit den Finanzen dennoch auf Kurs zu bleiben. Etwas, das auch nur allzu häufig vergessen wird, ist dass Druckartikel (vor allem Maturazeitungen!!) oft eine lange Lieferzeit von vier bis sechs Wochen haben. Ein Sicherheitspuffer schadet deshalb nie!
Es mag für die einen zwar völlig selbstverständlich klingen, ist aber oft der Grund, warum Sachen vergessen werden: Fehlende bzw. schlechte Organisation! Legt euch einen Dropbox oder Google Drive Ordner an, in dem ihr ALLE relevanten Dokumente, Listen und Verträge Kategorien wie zum Beispiel „Finanzen“, „Dienstleister“, „Dekoideen“, „Ablaufpläne“ etc. zuordnet. Am besten besorgt ihr euch außerdem eine Mappe, in der ihr bereits ausgedruckte Dokumente und handschriftliche Notizen sammelt. Je besser und übersichtlicher ihr eure Unterlagen strukturiert und organisiert, desto schneller könnt ihr im Notfall darauf zugreifen und desto eher fällt euch auf, wenn noch etwas fehlt.
Einen so großen Ball ganz alleine zu organisieren ist fast unmöglich – umso wichtiger ist, dass ihr als Ballkomitee zusammenhelft, wo ihr nur könnt. Legt gleich zu Beginn Verhaltensregeln fest, klärt was ihr voneinander erwartet und setzt einen internen Vertrag auf. Als Ballplaner ist es für uns außerdem immer wieder erstaunlich, wie wenig innerhalb des Komitees miteinander kommuniziert wird bzw. wie wenig die einzelnen Mitglieder über die Tätigkeiten der anderen wissen. Als Lösung dafür könnt ihr zum Beispiel wöchentliche To Dos für jedes Mitglied verteilen und euch dann mithilfe von WhatsApp, GoogleDrive und regelmäßigen Meetings gegenseitig immer auf dem Laufenden halten.
Alleine schon die Worte Steuern, Rechtliches und Versicherung jagen euch Respekt ein? Zwar bringen Steuern, Abgaben und Co. einiges an Informationsbedarf und bürokratischen Aufwand mit sich, damit aber schlussendlich alles glatt läuft und keine bösen Überraschungen auf euch warten, solltet ihr euch hier unbedingt gründlich informieren. Steuern und Abgaben können von Gemeinde zu Gemeinde und Bundesland zu Bundesland variieren. Erkundigt euch deshalb diesbezüglich unbedingt bei der Gemeinde, in der euer Veranstaltungsort liegt und fragt im Zweifelsfall lieber mal beim Finanzamt nach. Außerdem bieten auch einige Steuerberater Beratung zum Thema Maturaball an. Die erste Beratungseinheit ist dabei meist kostenlos.
Zum Schluss unser Tipp an euch, der alles Wichtige zusammenfasst: Informiert euch ordentlich, arbeitet gründlich und strukturiert und habt vor allem Spaß! 🍀😊
Wenn ihr auf Nummer sicher gehen und euch die Vorbereitungszeit leichter machen wollt, sind wir sehr gerne immer für euch da. Schickt uns einfach eine WhatsApp an +43 699 11207512 und wir beantworten gerne eure Fragen rund um die Planung eures Maturaballs!
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