Die Ballplanung ist ja an sich schon keine leichte Sache, aber für die Komitees, die in der Saison 2021/22 ihren großen Abend feiern, wird sie besonders herausfordernd. Ihr seid in der einzigartigen Situation, dass es kein Komitee im Jahrgang über euch gibt, das ihr um Rat fragen könnte und das Komitee, das 2019/20 seinen Ball gefeiert hat, ist wahrscheinlich auch schwer für euch erreichbar.
Deshalb ist es uns dieses Jahr ein besonderes Anliegen euch soviel Unterstützung wie möglich anzubieten.
Wir arbeiten bereits mit fünf Schulen an der Organisation ihres Balls im Herbst 2021 bzw. Frühjahr 2022 und stecken daher schon mitten in den Vorbereitungen. Dabei sind natürlich besondere Umstände zu beachten, die eine Planung als relativ herausfordernd gestaltet. Hier sind unsere wichtigsten Tipps für die Ballplanung während einer globalen Pandemie:
Noch wichtiger als sonst auch schon ist das Timing bei der Ballplanung dieses Jahr. Dies betrifft einerseits die Buchung von Dienstleistern, als auch die Suche nach Sponsoring-Partnern.
Normalerweise raten wir den Schülern immer, sobald wie möglich alles unter Dach und Fach zu bringen. Dieses Jahr haben sich die Spielregeln aber geändert. In Bezug auf Sponsoring muss man jeweils nach Branche entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme ist. Beispielsweise ist es wenig sinnvoll, bei einem Hotel oder Restaurant während des Lockdowns und erst kurz nach der Öffnung um Sponsoring anzufragen. Hier erhöht man seine Chancen definitiv, indem man noch ein paar Wochen wartet. Anders ist dies bei Unternehmen, die evetuell sogar von der Pandemie profitiert haben, wie beispielsweise große Lebensmittelketten oder Online-Unternehmen. Bei diesen kann man jederzeit bereits anfragen.
Der zweite Punkt bei dem das Timing eine große Rolle spielt, ist der Druck. Natürlich ist die Maturazeitung bzw. generell die Vorbereitung der Druckutensilien ein To Do, welches man möglichst bald in Angriff nehmen kann. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, dass der Ball verschoben werden muss. Daher raten wir dazu entweder das Balldatum nicht auf die Zeitungen zu drucken oder diese dann wirklich erst sehr knapp vor dem Ball in Auftrag zu geben. Wenn ihr noch auf der Suche nach Design und Druck für euren Maturaball seid, könnt ihr hier nachlesen.
Beim Maturaball gibt es eine Versicherung, die auf keinen Fall fehlen darf: Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung. Diese ist in den meisten Locations ohnehin verpflichtend. Was jetzt die Pandemie betrifft, ist die Versicherung aber auch kein 100%-iger Schutz vor Verlust, da es so etwas wie eine "Umsatzenfallsversicherung" für Bälle nicht gibt.
Nichtsdestotrotz ist speziell in diesem Jahr solch eine Versicherung sehr wichtig, inklusive umfangreichen Schutz bei gesundheitlichen Folgen für Gäste. Falls beispielsweise - was wir natürlich nicht hoffen - auf eurem Ball ein Corona-Cluster entstehen sollte, kann diese Versicherung die Kosten für darauffolgende Aufwände übernehmen.
Beim Abschluss einer passenden Versicherung ist es auch wichtig sicherzustellen, dass im Fall einer Verschiebung die Versicherung angepasst werden kann. Außerdem sollte man mit den jeweiligen Dienstleistern abklären, welche Versicherungen diese bereits haben und welche Art von Kosten von diesen übernommen werden.
Ein einfaches Beispiel dafür wäre die Band. Die meisten Musiker haben ihr teures Equipment und die Instrumente selbst versichert, sodass im Fall eines Diebstahls oder wenn etwas kaputt geht, die Kosten dafür übernommen werden. Dies muss somit in eurer Versicherung nicht abgedeckt sein.
Auch wenn Stornobedingungen natürlich immer wichtig sind, weil man ja nie wissen kann, was auf einen zukommt und es unzählige Gründe gibt, dass eine Veranstaltung verschoben oder abgesagt werden muss, ist dieser Punkt in keinem Jahr so wichtig, wie jetzt. Egal, ob es sich um Bands, DJs, Fotografen oder die Locations selbst handelt: Stornobedingungen müssen vor der Buchung schriftlich festgelegt werden, sodass im Fall der Fälle eine klare Vorgehensweise besteht.
Die meisten Anbieter sind glücklicherweise sehr tolerant, was dieses Thema angeht und für sie ist es selbstverständlich, dass kostenlos umgebucht oder storniert werden kann, insofern eine Veranstaltung nicht wirtschaftlich für die Veranstalter durchführbar wäre.
Übrigens: Achtet auch darauf, dass eine Storno auch möglich ist, wenn grundsätzlich Veranstaltungen erlaubt wären, aber nur für eine so geringe Besucher-Anzahl, dass somit euer Ball einen Verlust machen würde.
Übrigens ist bei uns die Betreuung am Ballabend bis kurz vor dem Ball natürlich kostenlos stornierbar. Für Leistungen, die bereits während der Planung angefallen sind, verrechnen wir nur tatsächlich erbrachte Services.
Wie bereits erwähnt, bedeutet eine grundsätzliche Erlaubnis für Veranstaltungen leider noch nicht, dass diese auch komplett uneingeschränkt möglich sind. Eine Verordnung, welche bspw. nur Veranstaltungen mit zugewiesenen Sitzplätzen oder andauernder Maskenpflicht vorschreibt, ist durchaus denkbar und wahrscheinlich. Daher lohnt sich der Gedanke an Schutzmaßnahmen im Vorhinein.
Wie könnt ihr beispielsweise aus diesen Vorschriften einen Vorteil für euch ziehen? Könnte man zum Beispiel Mund-Nasen-Schutz passend zum Ballmotto bereitstellen und verkaufen? Sind Tische so angeordnet und Reservierungen so verteilt, dass nur Familien zusammen sitzen? Gibt es ausreichend Sicherheitspersonal, welches diese Vorschriften auch überprüfen kann oder zum Beispiel auch eine 3-G-Regel-Kontrolle am Eingang vornehmen kann?
Auch wenn wir natürlich alle schon genug davon haben, dass Covid-19 unser Leben einschränkt, müssen wir doch akzeptieren, dass Events vermutlich noch lange nicht wieder unter "normalen" Umständen möglich sein werden. Da wir euch aber trotzdem bestmöglich dabei unterstützen möchten, euren einmaligen Ballabend stressfrei zu genießen, sind unsere Telefonleitung jederzeit bei Fragen oder Unsicherheiten für euch offen. Ihr könnt uns auch einfach auf WhatsApp schreiben: +43 699 112 075 12 😊
Meldet euch einfach und wir unterstützen euch so gut es geht mit Rat und Tat.
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